Het maakt voor een maker van een werk van letterkunde, wetenschap of kunst, of zijn rechtverkrijgende, een groot verschil of zijn werk via een bibliotheek of archief alleen beschikbaar is voor bezoekers van die instelling of dat het werk wereldwijd gratis beschikbaar is via het internet. Wanneer het werk niet meer commercieel beschikbaar is, zal de maker deze brede gratis beschikbaarstelling in veel gevallen waarderen, maar de maker heeft bij exploitatie van het werk recht op een billijke vergoeding. Het auteursrecht biedt de maker het recht zelf over de exploitatie van het werk te beslissen, en dat recht duurt tot 70 jaar na het jaar van overlijden van de maker (en in geval de maker een rechtspersoon is, 70 jaar na het jaar van eerste publicatie). Dat betekent dat voor het digitaliseren (= reproduceren) en het online ter beschikking stellen van nog door het auteursrecht beschermde werken in beginsel de toestemming van de rechthebbenden vereist is. Het is gebruikelijk dat rechthebbenden in ruil voor deze toestemming een redelijke vergoeding ontvangen.
Het algemeen belang van de toegankelijkheid van erfgoedcollecties en de verdere verspreiding van gedigitaliseerde werken wordt ook door rechthebbenden onderschreven, met de kanttekening dat zij voor de exploitatie en voor bescherming van hun persoonlijke binding met het werk afhankelijk zijn van het auteursrecht. Dat recht respecteren is ook een algemeen belang.
Collectieve regeling op maat
Het speuren naar individuele rechthebbenden in alle voorgeschreven bronnen is voor de erfgoedinstellingen vaak een tijdrovend en dus kostbaar traject zijn, zeker bij digitaliseringsprojecten waarbij een groot aantal rechthebbenden betrokken is, zoals bij kranten en tijdschriften. Daarom hebben vertegenwoordigers van rechthebbenden in overleg met de erfgoedinstellingen de mogelijkheid geschapen om een collectieve regeling op maat te treffen met de collectieve beheersorganisaties (CBO's) die de desbetreffende groep(en) rechthebbenden vertegenwoordigen. Welke CBO's worden betrokken bij een specifieke regeling is afhankelijk van de aard van de te digitaliseren werken en de wijze van beschikbaarstelling.
De coördinatie hiervan is in handen van de
Servicedesk Digitalisering Erfgoed. Bij de Servicedesk kunt u ook terecht met vragen of voor meer informatie. Dit loket is opgezet door organisaties van rechthebbenden met het doel het voor archieven, bibliotheken en musea eenvoudig te maken om hun collecties te digitaliseren en online te tonen. Zo wordt voorkomen dat instellingen onnodig veel tijd en kosten besteden aan het zoeken van rechthebbenden en het regelen van rechten, terwijl daarbij tegelijkertijd de rechten van makers worden gerespecteerd. Zo wordt de ontsluiting van erfgoed gestimuleerd terwijl makers een eerlijke vergoeding ontvangen.